ปิดเดือนช้ามักเริ่มจากเอกสารไม่ครบ
หลายกิจการเริ่มปิดบัญชีในวันสุดท้ายของเดือน ทั้งที่ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ยังไม่ครบ และใบส่งของจากคลังยังไม่จับคู่ ผลคือพนักงานบัญชีใช้เวลาครึ่งหนึ่งไปกับการตามหาเอกสารแทนการลงรายการ
ลำดับที่ลองใช้ได้ทันที
- ใบรับของ / ใบส่งของ — ให้คลังหรือฝ่ายบริการส่งสำเนาภายในหนึ่งวันหลังรับหรือส่งของ
- ใบแจ้งหนี้ซื้อ — รวมไว้ที่อีเมลกลางหรือโฟลเดอร์เดียว ไม่ให้กระจัดตามกล่องส่วนตัว
- ใบเสร็จค่าใช้จ่ายเงินสด — กำหนดวงเงินและวันส่งคืนเอกสารให้บัญชีสัปดาห์ละครั้ง
- รายงานธนาคาร — ดาวน์โหลดยอดเคลื่อนไหวสัปดาห์ละครั้ง ไม่รอสิ้นเดือน
สิ่งที่ไม่ควรเก็บไว้ท้ายเดือน
ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ และใบกำกับภาษีที่ออกย้อนหลัง มักถูกค้นพบตอนยื่นแบบ หากมีกล่องหรือโฟลเดอร์ชื่อ “รอดำเนินการภาษี” ที่เปิดดูทุกวันศุกร์ จะลดโอกาสตกหล่นได้มาก
ลองเริ่มจากรายการสั้น ๆ นี้ก่อนปรับซอฟต์แวร์หรือจ้างคนเพิ่ม มักเห็นผลภายในหนึ่งรอบปิดเดือน