ก่อนหน้านี้ใบกำกับภาษีซื้อหาไม่เจอตอนปิดเดือน ทีม Cloud Data ช่วยตั้งโฟลเดอร์ตามรหัสซัพพลายเออร์และวันรับของ ตอนนี้พนักงานบัญชีปิดยอดได้เร็วขึ้นประมาณหนึ่งสัปดาห์ แต่ยังต้องเตือนฝ่ายจัดซื้ออยู่บ้างเมื่อใบเสร็จมาช้า
เรื่องยาว: บริษัทนำเข้าที่ปิดเดือนช้าทุกไตรมาส
สถานการณ์เริ่มต้น
บริษัทนำเข้าวัสดุก่อสร้างแห่งหนึ่งในชลบุรีมีพนักงานบัญชีสองคน แต่ปิดเดือนมักเสร็จหลังวันที่ 20 ของเดือนถัดไป เอกสารจากคลังและจากตัวแทนซัพพลายเออร์ต่างประเทศมาคนละช่องทาง ใบขนสินค้าบางใบไม่มีคู่กับใบแจ้งหนี้
สิ่งที่ทำร่วมกัน
Cloud Data เข้าสำรวจสองสัปดาห์ จัดโฟลว์ให้คลังส่งสำเนาใบรับของภายใน 24 ชั่วโมง และตั้งรหัสบัญชีแยกค่าขนส่งทะเลกับค่าขนส่งในประเทศ ทีมฝึกปิดเดือนคู่กันสองรอบในช่วงโลว์ซีซัน
ผลหลังสามเดือน
รอบปิดเดือนเลื่อนขึ้นมาอยู่ราววันที่ 10–12 พนักงานบัญชียังต้องติดตามเอกสารจากตัวแทนบางรายที่ส่งช้า แต่เจ้าของเริ่มได้รายงานกระแสเงินสดก่อนตัดสินใจสั่งล็อตใหญ่ งานนี้ยืนยันว่าความร่วมมือจากคลังสำคัญพอ ๆ กับทักษะบัญชี