เมื่อพนักงานบัญชีลาออกกลางเดือน

ความเสี่ยงที่มองไม่เห็นจนกว่าคนจะลาออก

พนักงานบัญชีหลายคนเก็บรหัสผ่าน โฟลเดอร์แชร์ และลำดับปิดเดือนไว้ในหัว เมื่อลาออกกลางเดือน เจ้าของต้องวิ่งตามเอกสารและถามอดีตพนักงานซ้ำ ๆ

ชุดข้อมูลขั้นต่ำที่ควรมีเป็นลายลักษณ์อักษร

• รายชื่อบัญชีธนาคารและผู้มีสิทธิ์ดูยอด (ไม่ต้องเก็บรหัสผ่านในเอกสารเดียวกัน)
• ปฏิทินปิดเดือนแบบย่อ
• รายชื่อซัพพลายเออร์ที่ส่งใบแจ้งหนี้ช้าเป็นประจำ
• ที่เก็บไฟล์ใบกำกับและรายงานภาษีของปีปัจจุบัน

ช่วงเปลี่ยนผ่าน

หากมีเวลาทับซ้อนแม้เพียงหนึ่งสัปดาห์ ให้พนักงานเก่าและคนใหม่ปิดรายการคู่กันอย่างน้อยหนึ่งรอบย่อย เช่น กระทบยอดธนาคาร หรือลงใบเสร็จประจำสัปดาห์ การส่งมอบด้วยเอกสารอย่างเดียวมักไม่พอ

การลงทุนทำคู่มือสั้นตอนที่ทีมยังอยู่ครบ มักถูกกว่าการจ้างที่ปรึกษาฉุกเฉินตอนเอกสารค้างทั้งเดือน